MAR, 25 OCT 2011

Cómo lograr que las acciones preventivas tengan un efecto positivo en el objetivo CERO ACCIDENTES

En algunas organizaciones, el seguimiento de las tareas preventivas no deja de ser otra labor rutinaria a realizar por los técnicos de prevención, que consume tiempo de gestión y aporta muy poco valor a cambio, teniendo un impacto prácticamente nulo en la seguridad de las personas.

La gestión de las acciones preventivas

Sin embargo, con el enfoque y las herramientas adecuadas las acciones preventivas pueden ser una pieza clave del sistema de gestión de seguridad: con muy poco esfuerzo pueden movilizar a personas clave y producir cambios notables en la organización, que nos ayuden al objetivo CERO ACCIDENTES.

Para que la gestión de las acciones preventivas contribuya al objetivo CERO ACCIDENTES, te recomendamos:

● Reducir la carga de trabajo burocrático que producen (focaliza en los cambios que producen)

● Darles mucha visibilidad en toda la organización, tanto en la creación como en el seguimiento

● Involucrar a personas clave en su ejecución y seguimiento (y evitar que sean un asunto interno de los técnicos de seguridad)

Con estas tres recomendaciones (en apariencia sencillas) será mucho más probable que las acciones se realicen en tiempo y forma, se potenciará la disciplina operativa, y con ello se contribuye a reforzar la seguridad y el objetivo CERO ACCIDENTES.

Lo básico de un sistema de gestión de acciones: Origen y Ejecución

Un buen sistema de gestión de acciones debe permitir identificar cuál es el origen de la acción, es decir, si proviene de una investigación de un accidente, de una auditoría... quién es el creador de la acción, cuál es el área donde se implantará. Por supuesto, aparte de una descripción detallada de cuál es la acción que se debe realizar, se debería poder clasificar la acción, asignarle un presupuesto, o introducir otra información adicional, según los estándares de cada organización: prioridad, instrucciones adicionales, etc.

En el apartado de ejecución, se debe identificar al responsable de realizar la acción, así como asignarle una fecha límite. Esta información debe ser comunicada al mismo con suficiente tiempo de antelación, por ejemplo, enviándole uno o varios emails de forma automática (de asignación, de recordatorio, etc). El responsable de la ejecución debe poder introducir sus comentarios, incluso anexar información relevante (una fotografía, un documento escaneado). Si la acción está asociada a una empresa contratista podría ser interesante poder indicarlo para su posterior seguimiento.

Aunque esto sería lo básico que debería incluir un sistema de gestión de acciones, hay organizaciones que necesitan gestionar algunos procesos adicionales como veremos a continuación.

Aprobación

Es posible que los procedimientos internos requieran que algunas o todas las acciones hayan de ser aprobadas previamente a su ejecución por una persona responsable dentro de la organización. Esta persona puede aprobar o rechazar la acción, dejando constancia de los motivos.

Delegación

En ciertas organizaciones más complejas es posible que, aunque el responsable siga conservando la responsabilidad sobre la acción, quiera poder delegar, es decir, asignar la acción a otra persona para que ésta la realice total o parcialmente. De hecho podría haber una “cadena” de delegaciones, si la persona en quien se delega una acción, la delega a su vez en otra persona.

Aplazamientos

Si el responsable de ejecución no puede realizar la acción en la fecha límite asignada, debe poder solicitar un aplazamiento (o varios) a un supervisor o al originador de la acción, proponiendo una nueva fecha límite y un motivo por el cual no puede realizar la acción. El responsable del aplazamiento se encargará de aprobarlo o negociar una nueva fecha límite con el responsable de ejecución.

Valoración: de la eficacia o del riesgo

Las organizaciones que utilizan sistemas de certificación tipo ISO u OHSAS, requieren que una vez realizada la acción alguna otra persona de la organización pueda dejar constancia de la eficacia de la misma. Es importante gestionar cuándo se debe valorar y quién lo va a hacer para que no quede en el olvido.

Otras organizaciones utilizan el método FINE ampliamente en sus sistemas por lo que necesitan hacer una valoración del riesgo según este método, antes de realizar la acción y después de realizarla, valorando la probabilidad, consecuencias y exposición. Esta valoración también les sirve para priorizar las acciones a realizar, es decir, aquellas acciones con un riesgo más alto, deberían ser atendidas primero.

Consultas

Conocer de un vistazo en qué estado se encuentran las acciones en la organización, es una tarea sumamente importante: qué acciones están caducadas o pendientes de aprobación, cuáles son “mis” acciones. Para ello es importante disponer de paneles informativos, herramientas como árboles clasificatorios o informes para que se puedan consultar las acciones por diferentes conceptos, todas agrupadas o por origen, por estado, etc.

Más funcionalidades

Todo lo que suponga una facilidad para los gestores de las acciones, siempre será de utilidad para minimizar el trabajo, por ejemplo:

Acciones periódicas. Si la misma acción tiene que ser realizada cada cierto tiempo, que el sistema de gestión de acciones se encargue de generar los registros adecuados, será de gran ayuda.

Asignación de acciones a un grupo. A veces es necesario indicar que una misma acción sea realizada por un grupo de personas, por ejemplo, los jefes de sección de los diferentes departamentos, etc. El sistema de gestión debe facilitar la creación y asignación de todas esas acciones, ahorrando trabajo al usuario.

Las acciones preventivas en prosafety®

Desde la primera versión de prosafety®, la gestión y seguimiento de las acciones preventivas ha sido uno de los pilares del sistema: desde todos las aplicaciones de prosafety® se pueden generar acciones. Ahora, con la nueva versión 3.1, que incluye varias mejoras y nuevas funcionalidades, se pueden gestionar todos los procesos anteriores de forma todavía más intuitiva y adaptable a cada cliente, activando o desactivando las opciones que considere más apropiadas para su organización.

Confiamos que todas estas nuevas funcionalidades contribuyan a mejorar el seguimiento de las acciones relativas a la seguridad laboral y a contribuir al objetivo cero accidentes.

Ver artículo en la revista Gestión Práctica de Riesgos Laborales. (Hace falta ser socio para ver el artículo completo).

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